תשלומי משכורות מהוות מרכיב משמעותי בהוצאות של כל עסק, קטן כגדול. במאמר זה נסביר לעומק את ההיבטים הכלכליים והלגאליים הקשורים לדיווח השעות של העובדים במשרדי החברה.
עובדים בשכר שעתי ובשכר חודשי
מרבית החברות מעסיקות עובדים שכירים בהתאם לאחת משתי מערכות שכר. הראשונה, חישוב שעתי של שעות העבודה, שממנו מנוכות ההפרשות החודשיות לתנאים סוציאליים ולמיסים. השנייה היא שכר חודשי קבוע, ללא תלות בשעות העבודה בפועל (שכר ברוטו), שממנו מתבצעים הניכויים. עם זאת, היות וישראל היא מדינה סוציאלית, גם עבור עובדים המועסקים בתמורה לשכר חודשי קבוע נקבעה מגבלת שעות יומית ושבועית. לכן, גם עובדים אלה צריכים לדווח על שעות העבודה באמצעות החתמת שעון נוכחות, רישום ידני, קובץ דיגיטלי וכדומה.
הסיכונים הטמונים בדיווח לא נכון של שעות העובד
כיום, הן עסקים קטנים והן ארגונים גדולים מעדיפים להטמיע בעסק מערכת אוטומטית לדיווח שעות וחישוב השעות שבהן העובד נמצא במשרד. חלק מהשעות הללו מוגדרות כשעות עבודה ואחרות כהפסקה (גם אם העובד נמצא במשרד).
אם עובד מדווח שעות שגויות הארגון עשוי להפסיד במספר מישורים. ראשית במישור הכלכלי – שעות הפסקה המדווחות כשעות עבודה גורמות לאובדן כספי. העובד למעשה מקבל שכר בשעות שהתפוקה שלו אפסית. בנוסף קיים גם היבט משפטי-כלכלי, מקום העבודה עומד בפני סיכון לתביעות שונות בעתיד על ידי אותו עובד באי־ציות לחוק שעות עבודה ומנוחה.
במסגרת חוק זה עובדים בעבודת כפיים זכאים להפסקה בת 45 דקות ביום עבודה שלם (של שמונה שעות), ועובדים במשרות אחרות זכאים לחצי שעת עבודה. לעברה זו גם היבט כלכלי. מקום עבודה שפוגע בזכות בסיסית זו, עשוי להידרש לשלם קנסות כבדים ופיצויים לעובדים, הנקבעים על ידי בית־הדין לענייני עבודה.
כיצד ניתן להימנע מתיעוד לא מדויק של שעות העבודה וההפסקה?
כדי להימנע מהונאות של עובדים המדווחים שעות לא מדויקות, וכן כדי למנוע תביעות עתידיות בנושאי אי-עמידה בחוק שעות עבודה ומנוחה, ניתן להשתמש בפלאי הטכנולוגיה. כיום, קיימים שעוני נוכחות חכמים המשלבים דיווח שעות עם נתונים דיגיטליים כמו מיקום העובד בעת החתמת הכרטיס, עבודה יומית בהיקף של יותר מ-9 שעות (המצדיקה מתן שכר גבוה יותר בגין שעות נוספות). כל זאת, לצד תיעוד מדוקדק של הזמן שבו העובד שהה בהפסקה מדי יום. במקרה של תביעה עתידית, ניתן להציג בפני בית־הדין לענייני עבודה את השעות שבהן העובד שהה במשרד בפועל.
כמו כן, ניתן להשתמש בשעון נוכחות ביומטרי שמונע סוג הונאה נפוץ בתחום זה. בעוד כרטיסים של שעוני נוכחות יכולים להיות מוחתמים על ידי עמית לעבודה, שעון ביומטרי יכול להיות מוחתם רק על ידי העובד עצמו. כך, שאם העובד לא הגיע באותו יום למשרד או איחר לעבודה, הוא לא יוכל להחתים כרטיס.
לסיכום, לדיווח נוכחות במקום העבודה קיימת חשיבות גבוהה, הן במודל העסקה שעתי והן במודל העסקה חודשי. בסופו של יום, עלות הוספת מנגנון זה לעבודה נמוכה עשרות מונים מהקנסות שעשויים להיות מושתים על המעסיק במקרה של תביעה, ולכן מדובר בהשקעה כדאית לעסקים בכל גודל.
